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电子公文传输系统技术关键电子政务发展

  国家林业局政府网3月7日讯  我国机关和企事业单位的传统行文媒介是以带有公章的红头文件为准的纸质文件,公章是其单位身份的象征。这种纸质公文传输是一件普通而又非常必要的日常工作,需要经过计算机排版、工厂印刷、邮政分发等多个环节,周期长、效率低,而且容易发生错误投递或公文破损,安全性差,成本高。如何实现机关各部门、单位之间的无纸化电子公文交换,提高效率,降低成本,是电子政务建设部门所关注和思考的一个重要方面。
  建设电子公文传输系统正是针对这种需求在机关办公公文交换、传输方面所迈出的重要一步。所谓电子公文传输系统,就是利用计算机网络和安全技术,实现机关部门、单位之间的红头文件的起草、制作、分发、接收等操作,以电子化公文传输模式取代传统的纸质公文传输模式。公文先经过计算机排版,制作成含红头和公章的电子化公文文件,再经过加密,通过计算机网络直接发送给接收方,接收后再通过解密处理,还原得到内容和版面与发送方完全一致的公文文件,最后还可用彩色打印机打印出含红头和公章的公文。其所有过程均通过计算机在网络中进行,从而大大缩短公文传输的过程,并有效提高公文的安全性能。本文结合笔者实际工作经验,针对电子公文传输系统的特性要求、架构功能和关键技术等方面进行了系统性的分析,并介绍了一种比较成熟的电子公文传输系统。

  电子公文传输系统的特性

  电子公文要取代纸质公文作为政府和企事业单位的主要行文媒介,其制作、传输和收发流程必须满足一定的要求。这包括:

  1.公文的安全性

  电子公文无纸化传输的首要要求就是安全。由于网络环境的广泛性和复杂性特点,普通电子文件很容易在网络传输过程中被截取和篡改,而电子公文文件具有保密性和不可抵赖性的特点,是绝对不允许出现此类安全漏洞的。因此,电子公文系统必须要有可靠的电子签名、加密等先进技术作安全支撑。

  2.传输的高效性

  由于网络环境的复杂性特点,要保障电子公文的畅通传输,必须要尽可能地降低网络传输的数据量。本系统在进入数据加密之前,首先进行了LZW算法的数据压缩处理,文本文件的压缩率将近1/1000,从而有效控制了公文传输的数据量。

  3.操作的简便性

  系统使用对象涉及机关工作各部门及相关单位文秘人员,多为非计算机专业人士,因此其操作必须力求简洁、方便。本系统设计时仿照电子邮件的操作模式,类似收件箱、发件箱的操作,操作人员只要会电子邮件的收发,就能立即掌握系统的基本操作。

  4.环境的适用性

  优秀的公文接收、浏览软件必须能适应各种软件环境。系统应提供图形化的电子公文传输模式,从而使公文接收端无需与公文的发送端具有相同的软件环境,如不需要相同的字体环境、不需要相同的操作系统、不需要相同的字处理软件,甚至接收端不需要安装任何字处理软件。

  5.系统的集成性

  一个优秀的软件系统必须是一个开放的系统,必须能够提供有效的途径,可以与用户的其他相关系统之间进行数据交换。本系统提供了以复印件图片文件形式输出公文的能力,以使其他系统可以直接利用所接收的公文数据,与其他系统进行集成。

  电子公文传输系统的架构与功能

  本系统以Lotus?Domino/Notes作为构造整个系统的管理和传输的平台,公文数据存放在集中统一的Domino服务器中,单位与单位之间的公文传输直接在Domino服务器上的不同数据库之间进行复制、拷贝,公文文件的制作、接收、浏览则通过客户端软件实现。
  Domino/Notes平台是我国政府系统内部通用的办公自动化应用平台,采用该平台实现公文的制作、分发和管理,便于公文系统与办公自动化系统的衔接,利于公文的内部流转处理,同时可以充分利用Domino/Notes平台的安全特性,保证公文系统的安全。本系统实现了公文制作管理、公章管理、盖章管理、分发管理、日志管理等一系列功能,主要由发文操作、收文操作、文种与红头、电子公章管理、系统日志等骨干模块组成。文件起草、编辑排版后以虚拟打印的方式生成公文草件,系统导入草件后,根据草件所对应的文种类型自动套印公文红头,由专人加盖电子公章,制作生成正式的电子公文。然后确定公文接收对象、设定原件打印份数限制,再根据收文对象加密电子公文,最后分发或抄送给对应的接收单位。公文发送方在电子公文发送后,可以跟踪公文的接收情况、原件打印输出等情况,还可以对发出的公文进行收回操作。接收方在接收电子公文之后,可以加盖接收单位的签收章,可以以彩色原件的形式打印输出,打印份数受发送方设定的控制。也可以黑白复印件模式生成TIFF格式图片文件,用于在接收方的内部OA系统中文件轮阅。
  电子公文传输系统以DES和RSA相结合的加密方法,采用通过国家商业密码委员会认证的硬件加密产品,实施电子公文的加、解密操作,具体来说有以下几个步骤:
  1.公文的生成和制作。首先要运用公文制作单位的硬件加密狗,通过该单位的硬件私钥密码进行电子数字签名,从而确保该公文的合法性和可识别性。
  2.公文发送。首先通过DES算法加密电子公文的正文,根据收文单位获取对应的收文单位公钥,通过RSA算法以该公钥加密DES的解密密钥,并输出给收文单位。
  3.公文的收取。收文单位获取到加密后的收文后,首先通过本单位的加密狗私钥进行RSA解密,获得经过DES加密的电子公文正文的解密密钥,再通过DES算法解密获得电子公文的正文。
  4.公文的验证。收文单位对解密后的收文,以发文单位的公钥进行收文的电子签名验证,从而确定来文的合法性。
  在电子公文传输系统的设计中涉及以下关键技术:加密与电子签名、电子公章的安全、公文的原样输出以及与OA系统的无缝对接等。
 

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